Data Room là gì? Giải pháp lưu trữ bảo mật

Data room, hay phòng dữ liệu, là một kho lưu trữ trực tuyến an toàn cho thông tin kinh doanh quan trọng hoặc nhạy cảm. Về cơ bản, nó là một cơ sở lưu trữ bảo mật và là phiên bản hiện đại của một phòng vật lý nơi các tài liệu bản cứng được lưu trữ để xem xét trong quá trình đàm phán mua bán.

Các data room ảo (VDR – Virtual Data Room) hiện nay thực hiện cùng chức năng, nhưng tài liệu không cần phải in ra và lưu trữ vật lý, tiết kiệm thời gian, nguồn lực và không gian. Với công nghệ mã hóa và các tính năng bảo mật tiên tiến, VDR cũng an toàn và dễ truy cập hơn đáng kể.

Data room ảo là một kho lưu trữ trực tuyến an toàn để lưu trữ và chia sẻ thông tin.

Data room được sử dụng để làm gì?

Thông thường, data room được sử dụng trong quá trình thẩm định (due diligence) của một thương vụ sáp nhập hoặc mua lại. Cả hai bên của thương vụ tiềm năng có thể truy cập data room, với người bán có khả năng quản lý quyền truy cập của người mua. Điều này cho phép chia sẻ thông tin nhạy cảm như hiệu suất tài chính, bằng sáng chế và phát triển sản phẩm theo cách kiểm soát. Điều này đặc biệt quan trọng nếu thương vụ bị hủy bỏ trong quá trình đàm phán, giúp hạn chế số người có quyền truy cập vào thông tin đặc quyền.

Tuy nhiên, VDR ngày nay không chỉ được sử dụng cho thẩm định. Sự phát triển kỹ thuật và xu hướng làm việc từ xa khiến chúng ngày càng được sử dụng để hỗ trợ toàn bộ vòng đời của một thương vụ tiềm năng, cũng như trong việc thoái vốn, gây quỹ và tái cấu trúc doanh nghiệp. Chúng cũng phổ biến như một phương pháp lưu trữ và chia sẻ tài liệu nội bộ theo cách an toàn hơn email.

Thông thường, data room được sử dụng trong quá trình thẩm định của một thương vụ tài chính hoặc pháp lý giữa hai hoặc nhiều bên. Tuy nhiên, chúng ngày càng được sử dụng cho toàn bộ vòng đời của một thương vụ cũng như gây quỹ hoặc tái cấu trúc.

Thị trường data room đang phát triển

Khi các tính năng của data room tiến hóa, tính hữu ích của chúng đối với nhiều loại hình và quy mô doanh nghiệp trở nên rõ ràng. Đã phổ biến với các công ty lớn hoặc đa quốc gia, các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) có đội ngũ làm việc từ xa hoặc kết hợp cũng đang thấy chúng ngày càng không thể thiếu.

Theo các chuyên gia nghiên cứu, thị trường data room tại châu Á dự kiến sẽ tăng trưởng đáng kể trong những năm tới. Sự gia tăng hoạt động M&A, đầu tư nước ngoài và nhu cầu về bảo mật dữ liệu đang thúc đẩy nhu cầu về VDR trong khu vực. Tại Việt Nam, cùng với sự phát triển của nền kinh tế và hội nhập quốc tế, nhu cầu sử dụng data room và VDR cũng ngày càng tăng, đặc biệt trong các lĩnh vực ngân hàng, tài chính và công nghệ thông tin.

Thị trường data room ảo tại châu Á được dự báo sẽ tăng trưởng mạnh mẽ trong những năm tới.

Các báo cáo cho thấy việc sử dụng data room và VDR đang phổ biến trong các lĩnh vực CNTT, ngân hàng, tài chính và bảo hiểm, đồng thời dự đoán sự gia tăng áp dụng trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Các tổ chức ngân hàng và tài chính chủ yếu sử dụng data room để giảm thiểu rủi ro tấn công mạng vào dữ liệu khách hàng. Bên cạnh đó, các công ty CNTT và viễn thông cũng tăng cường sử dụng VDR nhờ vào các tính năng độc đáo trong việc lưu trữ và chia sẻ thông tin bảo mật, giúp cải thiện hiệu quả hoạt động và quá trình ra quyết định nội bộ.

Data room trong thực tế – mục đích và lợi ích

Data room thường được sử dụng để quản lý quá trình thẩm định phức tạp và kéo dài. Điều này thường diễn ra trong đàm phán sáp nhập hoặc mua lại (M&A), với hai bên xem xét tài liệu quan trọng có thể dẫn đến một thương vụ trong tương lai.

Tuy nhiên, thẩm định data room có thể liên quan đến nhiều hơn chỉ M&A. Nó cũng cần thiết cho mục đích vốn cổ phần và gây quỹ hoặc thậm chí trong các thủ tục phá sản. Trong thực tế, thẩm định data room quan trọng khi lập kế hoạch hoặc xem xét bất kỳ giao dịch kinh doanh nào có thể ảnh hưởng tài chính hoặc uy tín đến cả hai bên.

Do đó, các chức năng công việc sử dụng data room có thể rất đa dạng. Ban lãnh đạo cấp cao, giám đốc điều hành, thư ký công ty, cán bộ tuân thủ, nhà phân tích tài chính và đội ngũ pháp lý là một số người dùng thường xuyên nhất. Chủ doanh nghiệp và người sáng lập, đặc biệt là các công ty khởi nghiệp và SME trong nhiều lĩnh vực, hiện cũng sử dụng VDR ngày càng nhiều.

Những gì được đưa vào data room?

Có lẽ một trong những câu hỏi thường gặp nhất là, data room là gì? Và những gì được đưa vào data room? Câu trả lời không đơn giản vì, nói một cách đơn giản, nó có thể là bất cứ thứ gì liên quan đến một thương vụ hoặc dự án. Tuy nhiên, đây là các ví dụ về các tài liệu phổ biến nhất được tải lên data room cho thẩm định:

Báo cáo tài chính bao gồm lợi nhuận và lỗ, tài khoản đã kiểm toán và dự báo tương lai
Chi tiết và thông tin cổ đông
Thỏa thuận đối tác và hợp đồng khách hàng
Phân tích đối thủ cạnh tranh và vị trí trên thị trường
Thông tin bằng sáng chế và nhãn hiệu, bao gồm tranh chấp trong quá khứ hoặc hiện tại
Các thỏa thuận hoặc tranh chấp pháp lý trong quá khứ và hiện tại
Biên bản họp hội đồng quản trị
Cấu trúc nhân sự, hợp đồng và thù lao
Kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tiếp thị và bán hàng
Hệ thống kỹ thuật, phần mềm và tài sản

Mặc dù danh sách này bao gồm một số tài liệu phổ biến nhất, nhu cầu sẽ khác nhau tùy theo loại giao dịch và công ty. Đối với thẩm định tài chính hoặc pháp lý, nên sử dụng danh sách kiểm tra để thu thập yêu cầu một cách có hệ thống.

Lợi ích của data room là gì?

Data room có thể tiết kiệm thời gian và nguồn lực, làm cho sự hợp tác và giao tiếp kịp thời hơn, và cung cấp sự an tâm về bảo mật. Dưới đây là một số lợi ích chính cho tổ chức và người dùng.

Tăng cường bảo mật

Với sự gia tăng của làm việc từ xa, ban lãnh đạo và quản lý cấp cao có thể tin tưởng vào công nghệ đằng sau VDR để giữ an toàn cho tài liệu và thông tin nhạy cảm, chẳng hạn như:

Công nghệ mã hóa được sử dụng trong data room vượt trội so với lưu trữ đám mây thông thường, đó là lý do tại sao chúng thường được các tổ chức tài chính sử dụng để bảo vệ dữ liệu khách hàng có nguy cơ cao bị tấn công mạng.
Quyền truy cập người dùng có thể được tùy chỉnh bởi quản trị viên data room, do đó quyền truy cập vào các tài liệu cụ thể có thể bị hạn chế khi cần thiết.
Nội dung của data room được sao lưu tự động, đảm bảo công ty không bao giờ mất thông tin bảo mật.
Quyền truy cập đăng nhập vào data room được kiểm soát chặt chẽ bởi các phương pháp xác thực mới nhất.

Tiết kiệm thời gian và nguồn lực

Lợi ích có thể định lượng của data room là tiết kiệm chi phí và thời gian. Giảm nguồn lực và thời gian nhân viên dành cho việc tìm kiếm, chia sẻ và giao tiếp thông tin giúp họ có thêm thời gian và ngân sách để sử dụng hiệu quả hơn.

Tải lên điện tử số lượng lớn tài liệu nhanh hơn nhiều so với in ra bản cứng.
Quản trị data room dựa vào bảng điều khiển thân thiện với người dùng, tiết kiệm thời gian quản trị.
Data room giúp giảm chi phí in ấn, giấy và mực, cũng như không cần không gian vật lý để lưu trữ.
Là công cụ hiệu quả để hợp tác với các bên liên quan, giảm thời gian cho email, cuộc họp và cuộc gọi.

Data room có sẵn mọi lúc mọi nơi

Với sự gia tăng của làm việc từ xa, việc truy cập tức thì vào tài liệu là rất quan trọng. Một VDR có nghĩa là các đội ngũ phân tán vẫn có thể truy cập mọi tài liệu khi cần.

Các biện pháp bảo mật nâng cao trong data room đảm bảo thông tin được truy cập một cách an toàn và kiểm soát.
Các cố vấn và bên liên quan có thể truy cập data room một cách an toàn, đặc biệt hữu ích cho các cố vấn pháp lý hoặc đầu tư.

Hiệu quả quy trình được đảm bảo

Data room có thể xử lý nhiều quy trình hành chính, giải phóng thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng hơn.

Tải lên và chia sẻ tài liệu nhanh chóng và đơn giản trong cùng một môi trường.
Dễ dàng thiết lập và kiểm soát quyền truy cập vào tài liệu theo người dùng.
Hợp tác giữa các đội ngũ nội bộ dễ dàng hơn với mọi thứ ở một nơi.
Các tính năng như mô-đun Hỏi & Đáp và nhắn tin mã hóa an toàn làm cho giao tiếp liền mạch, an toàn và hiệu quả.

Lợi ích của data room bao gồm tăng cường bảo mật, hiệu quả quy trình và tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Chúng cũng có thể được truy cập an toàn từ bất kỳ địa điểm và thiết bị nào.

Data room an toàn như thế nào?

Khi nói về một data room an toàn, đề cập đến các biện pháp bảo mật nâng cao hỗ trợ nó. Các phát triển kỹ thuật đã dẫn đến các phương pháp hiệu quả nhất để bảo vệ nội dung chống lại các cuộc tấn công mạng hoặc lỗi con người. Rò rỉ thông tin có thể gây khó chịu và tốn thời gian để khắc phục, nhưng tệ nhất là phá vỡ thương vụ hoặc yêu cầu hạn chế thiệt hại nghiêm trọng.

Vì data room an toàn sử dụng các biện pháp bảo mật nâng cao, dữ liệu và tài liệu được mã hóa trước khi lưu trữ, và lịch sử đăng nhập và quyền truy cập người dùng được kiểm soát mọi lúc. Hầu hết các VDR cũng sử dụng xác thực hai yếu tố (2FA) và tuân thủ các chứng chỉ bảo mật như:

Chứng nhận ISO 27001:2013 – tiêu chuẩn quốc tế về quản lý bảo mật và bảo vệ thông tin, giảm rủi ro vi phạm dữ liệu.
Chứng nhận SOC 2 – loạt kiểm soát đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của thông tin.
Tuân thủ GDPR – chủ sở hữu data room trở thành người kiểm soát và xử lý dữ liệu theo luật GDPR, nên việc tuân thủ các yêu cầu bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư là rất quan trọng.

Cách chọn data room phù hợp với nhu cầu

Chọn một data room là một quyết định quan trọng—cần quyết định về dung lượng lưu trữ, kiểm tra các tính năng phù hợp và hỗ trợ kỹ thuật dễ dàng truy cập.

Trước tiên, cần xem xét data room cần lớn đến mức nào, phụ thuộc vào khối lượng tài liệu và dữ liệu cần tải lên và lưu trữ. Ví dụ, tài liệu văn bản sẽ chiếm ít dung lượng hơn so với hình ảnh độ phân giải cao hoặc bản vẽ kỹ thuật. Nếu dự đoán quá trình thẩm định khá đơn giản về độ phức tạp và thời gian, có thể chọn giải pháp cung cấp từ 500 đến 1000MB dung lượng lưu trữ.

Nếu làm việc trên dự án hoặc thương vụ lớn hơn, có thể xem xét gói cung cấp khoảng 1500MB lưu trữ. Các yếu tố khác bao gồm:

Số lượng người dùng cần truy cập data room.
Khả năng nâng cấp dễ dàng nếu cần thêm dung lượng lưu trữ.
Số lượng thương vụ hoặc quy trình thẩm định dự đoán trong thời gian nhất định.

Các tính năng cần thiết của data room

Data room có thể khác nhau về kích thước và chức năng nhưng có một số tính năng cốt lõi cần thiết cho quá trình thẩm định thành công. Vì data room không chỉ được sử dụng cho M&A, hầu hết các tính năng này cũng mang lại lợi ích bổ sung.

Nhắn tin an toàn: Ngoài việc mã hóa tài liệu và dữ liệu, data room nên cung cấp tính năng nhắn tin nội bộ an toàn trong ứng dụng.
Công cụ quản lý nhiệm vụ: Giúp theo dõi nhiệm vụ và thời hạn hiệu quả hơn.
Công cụ Hỏi & Đáp: Tạo điều kiện cho thảo luận và quản lý quá trình Hỏi & Đáp giữa hai bên.
Công cụ xóa thông tin nhạy cảm: Cho phép người dùng chặn thông tin một cách đáng tin cậy và chọn lọc.
Công cụ chú thích: Cho phép ghi chú cá nhân mà chỉ người tạo mới có thể xem.
Quyền truy cập người dùng linh hoạt: Kiểm soát quyền truy cập vào data room và nội dung của nó.
Thông báo email: Gửi thông báo cho người dùng về nhiệm vụ và cập nhật.
Lưu trữ dữ liệu và gói linh hoạt: Dễ dàng thay đổi gói hoặc đăng ký khi nhu cầu thay đổi.
Máy học (Machine learning): Giúp giảm thời gian dành cho các nhiệm vụ thủ công.
Báo cáo hoạt động: Cung cấp báo cáo chi tiết về hoạt động của người dùng.
Hỗ trợ 24/7: Quan trọng cho sự liên tục và yên tâm.

So sánh các tính năng khi chọn nhà cung cấp data room là quan trọng để tìm giải pháp phù hợp với nhu cầu. Các tính năng như mô-đun Hỏi & Đáp, công cụ quản lý nhiệm vụ, quyền truy cập người dùng tùy chỉnh và nhắn tin an toàn là một trong những yếu tố quan trọng nhất cần đánh giá.

Các nhà cung cấp data room hàng đầu

Có nhiều nhà cung cấp data room (phòng dữ liệu) uy tín và chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp trong việc lưu trữ và chia sẻ thông tin bảo mật. Một số nhà cung cấp data room hàng đầu bao gồm:

Intralinks: Là một trong những nhà cung cấp data room lâu đời và phổ biến, Intralinks cung cấp giải pháp VDR với tính năng bảo mật cao, hỗ trợ hiệu quả cho các giao dịch M&A và hợp tác kinh doanh quốc tế.
Datasite (trước đây là Merrill Datasite): Chuyên cung cấp các giải pháp data room cho quá trình thẩm định, Datasite hỗ trợ doanh nghiệp trong các giao dịch tài chính và sáp nhập trên toàn cầu.
iDeals Solutions: Được biết đến với giao diện thân thiện và tính năng bảo mật mạnh mẽ, iDeals cung cấp giải pháp VDR linh hoạt cho nhiều ngành công nghiệp và quy mô doanh nghiệp khác nhau.
Firmex: Là một nhà cung cấp data room phổ biến, Firmex cung cấp nền tảng dễ sử dụng với các tính năng bảo mật cao, phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong các lĩnh vực như tài chính, pháp lý và năng lượng.
Box Virtual Data Room: Box cung cấp giải pháp data room tích hợp với dịch vụ lưu trữ đám mây của họ, mang đến sự tiện lợi và bảo mật cho việc chia sẻ tài liệu và hợp tác trực tuyến.
Các nhà cung cấp này nổi bật nhờ vào công nghệ tiên tiến, dịch vụ hỗ trợ khách hàng chất lượng và khả năng tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.

Cách thiết lập data room

Sau khi chọn nhà cung cấp data room và quyết định về dung lượng lưu trữ, cần thiết lập data room. Tạo cấu trúc thư mục thường là nhiệm vụ đầu tiên, và hầu hết các giải pháp data room sẽ hỗ trợ bằng cách tự động hóa quy trình. Điều này cung cấp một cấu trúc mẫu có thể điều chỉnh dựa trên nhu cầu.

Khi đã quyết định cách xây dựng cấu trúc thư mục, có 4 bước để hoàn thành:

Lập chỉ mục cấu trúc thư mục: Giúp giữ mọi thứ có tổ chức và dễ dàng tìm kiếm.
Tải lên tài liệu vào cấu trúc thư mục.
Gán quyền truy cập người dùng cho đội ngũ nội bộ: Quyết định ai có quyền quản trị, ai có quyền truy cập hạn chế.
Gán nhiệm vụ tải lên và đọc tài liệu: Và khi sẵn sàng, mời bên thứ ba vào.

Mời bên thứ ba vào data room

Khi data room đã được thiết lập, bên mua hoặc bên thứ ba có thể được mời truy cập. Họ sẽ thấy cùng một bảng điều khiển nhưng với quyền truy cập được kiểm soát. Dữ liệu tiếp tục được bảo vệ theo quyền truy cập người dùng đã thiết lập. Họ cũng có thể sử dụng mô-đun Hỏi & Đáp để đặt câu hỏi, giúp quá trình thẩm định tiến triển.

Data room đang phát triển

Khi nhu cầu của tổ chức thay đổi, data room cần thích ứng và cung cấp cách mới để hỗ trợ quy trình và hiệu quả.

Sự phát triển của các công cụ AI và tích hợp đang thúc đẩy đổi mới trong công nghệ data room. Mặc dù nhu cầu về thời hạn ngắn hơn, thẩm định vẫn mất nhiều thời gian để xem xét mọi khía cạnh của công ty. Công cụ AI trong data room có thể loại bỏ các nhiệm vụ thủ công, giải phóng thời gian cho các vấn đề chiến lược hơn.

Việc sử dụng data room cho nhiều mục đích hơn chỉ thẩm định sẽ tiếp tục. Sự gia tăng làm việc từ xa tạo ra nhu cầu lớn hơn cho kho lưu trữ trực tuyến cho thông tin công ty. Với công nghệ tiên tiến, data room cung cấp mức độ bảo mật và quyền riêng tư cao nhất.

Tóm tắt

VDR là công cụ hỗ trợ quá trình thẩm định và hiệu quả doanh nghiệp. Chúng là phần mềm tinh vi nhưng thân thiện với người dùng với các tính năng nâng cao và biện pháp bảo mật tiêu chuẩn.

Chọn data room phù hợp với nhu cầu đòi hỏi thời gian xem xét cách tổ chức sử dụng, các tính năng có lợi và cách tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc. Thời gian lập kế hoạch này sẽ có lợi khi áp lực thẩm định bắt đầu.

Tìm nhà cung cấp data room làm việc cùng bạn trong suốt thời gian hoạt động có thể tạo nên sự khác biệt. Hỗ trợ kỹ thuật 24/7 rất quan trọng, nhưng cũng cần một đối tác giúp tối đa hóa khả năng của data room để đạt được mục tiêu doanh nghiệp. Dù là công ty đa quốc gia lớn hay khởi nghiệp nhỏ, data room có thể và nên thích ứng với nhu cầu khi chúng phát triển theo thời gian.

Data room là gì hay VDR là gì?